Rédiger et envoyer une newsletter (e-mail de masse)

par Lezebre Mer 2 Jan 2008 - 16:49

Rédiger et envoyer une newsletter

Rédiger une newsletter

Panneau d'administration  Général  Newsletter - Écrire et envoyer

Choix du format : format texte ou format HTML
Réservé aux forums ayant souscrit au package , le format HTML vous permet d'inclure une mise en forme à votre message : gras, italique, couleurs, images, ... Il s'agit d'un format enrichi composé de code, que vous pouvez néanmoins rédiger simplement grâce à l'éditeur intégré. Au contraire, le format texte est un texte brut sans mise en forme aucune. Une adresse email ou URL de site sera automatiquement transformée en lien par le client de messagerie recevant le mail dans ce format texte.

Le format HTML est généralement préféré pour permettre une personnalisation poussée du contenu des mails, et donner envie à son destinataire de le lire. Néanmoins, certains webmails ne permettent pas de recevoir des mails en HTML (c'est toutefois de plus en plus rare). De même, la plupart des webmails bloque les contenus distants afin de protéger ses utilisateurs, veillez donc à conserver une newsletter claire et efficace, même si les images ne sont pas affichées.

Attention, ce champ est à sélectionner avant rédaction de la newsletter : il ne faut pas changer de mode après avoir commencé la rédaction sous peine de perdre le texte déjà saisi !
Expéditeur de l'email : vous permet de choisir quelle adresse email sera indiquée comme expéditeur. Vous avez le choix entre l'adresse email de l'administrateur qui envoie la newsletter ou l'adresse email renseignée dans :
Panneau d'administration  Général  Messages et Emails - Emails et contact, adresse email de l'administrateur
Destinataires : vous pouvez envoyer un mail de masse à l'ensemble de vos utilisateurs (Tous les membres) ou seulement à certains groupes
Envoi différé : par défaut, l'envoi est immédiat (option "non" cochée), ce qui signifie que l'email sera envoyé aussitôt sa rédaction terminée. Vous pouvez au contraire choisir de différer l'envoi du mail à une date postérieure à sa rédaction. C'est une fonctionnalité vous permettant de programmer l'envoi d'un mail à l'avance. Vous ne pouvez programmer que 3 newsletters par jour
Sujet : il s'agira du titre du mail que les utilisateurs recevront, choisissez le bien, il déterminera généralement le choix que feront les utilisateurs entre l'ouvrir, ou le supprimer directement.
Message : il s'agit enfin du contenu de votre mail. Pour que ce contenu soit valide, votre newsletter doit impérativement contenir un texte (une image seule ne suffit pas).

Envoi de la newsletter

Limites à l'envoi

Vous ne pouvez envoyer plus de trois newsletters par jour,
Un temps incompressible de trois minutes entre chaque newsletter doit être respecté,
Les forums en package gratuit ne peuvent envoyer plus de 2 newsletter par période de 30 jours glissants. Cette limite est augmentée à 4 newsletters par période de 30 jours pour les forums ayant choisi le package et à 8 pour les forums ayant souscrit au package

Si vous envoyez le nombre maximal qu'autorise le package correspond à votre forum, un message d'erreur apparaitra, et vous devrez attendre l'expiration du délai indiqué avant de pouvoir renvoyer une newsletter :

Voir l'illustration:

Prévisualisation et envoi

Une fois que votre mail est prêt à être envoyé, cliquez sur envoyer la newsletter. Si vous avez choisi le format HTML, une étape intermédiaire se glissera à ce moment-là dans le processus, en vous demandant d'insérer un équivalent de votre newsletter au format texte, afin de permettre aux utilisateurs ne pouvant afficher le HTML dans leur messagerie d'avoir néanmoins un contenu.

Ensuite, la newsletter sera envoyée une première fois à l'adresse email de l'administrateur qui la rédige afin de lui donner la possibilité de retourner à l'édition de celle-ci si elle n'apparait pas correctement, ou de valider l'envoi.

Enfin, si l'envoi est validé, l'email est adressé à tous les utilisateurs concernés en fonction du choix du destinataire.
Notez que la réception de la newsletter peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre de newsletter à envoyer (cf. point suivant de ce tutoriel).

Réception des newsletters

Afin d’éviter un blacklistage des forums par les fournisseurs de mail lors de l'envoi de centaines de milliers de emails, Forumactif créé des listes d’attentes par serveur et les traite par paquet en fonction de leur ordre d’arrivage.

Dès lors, il est tout à fait probable dans ce cas que l’expédition et la réception de la newsletter ne soient pas simultanées. L'envoi dépend de la liste d’attente sur le serveur auquel appartient le forum. Plus les forums enverront de newsletters, plus la liste d’attente va s’allonger et avec elle le temps d’expédition/réception des newsletters. Ainsi lors de l'envoi de la newsletter, celle-ci se trouve placée en liste d'attente avant envoi et n'apparaît pas dans le dossier des archives jusqu'à qu'elle soit envoyée.

Nous comprenons le désagrément qu’un tel retard éventuel dans les expéditions/réceptions de ces newsletters pourrait engendrer. Néanmoins, c’est le seul moyen dont nous disposons afin de protéger les forums contre un blacklistage total par les clients mail.[/quote]

Envois programmés et archives

Fonctionnement de l'envoi différé

Comme indiqué au point 1 de ce tutoriel, il vous est possible de choisir une date d'envoi différée pour votre newsletter. Elle ne partira donc pas avant la date enregistrée.

Notez que vous ne pourrez pas programmer plus de trois newsletter destinées à être envoyées le même jour. Vous pouvez programmer plus de 3 newsletters uniquement si vous spécifiez des dates d'envoi sur plusieurs jours (plus d'explications).

Panneau administration  Général  Newsletter - Suivi et archives

Vous retrouverez dans le cadre "Envois différés" l'ensemble de vos newsletters programmées. Vous pouvez les modifier à tout moment avant leur expédition en cliquant sur  et les prévisualiser en cliquant sur . Il est également possible de les supprimer, ce qui aura pour effet d'annuler leur envoi.

Lorsqu'une newsletter programmée est définitivement envoyée à la date choisie, vous la retrouverez dans vos archives. Pour ne pas la confondre avec les envois immédiats, celle-ci aura une petite horloge  comme icône.

Fonctionnement des archives

Panneau administration  Général  Newsletter - Suivi et archives

L'ensemble des newsletter que vous avez envoyées dans les six derniers mois sont listées sur cette page. Les newsletters envoyées il y a plus de six mois sont automatiquement supprimées des archives, afin de ne pas occuper d'espace inutilement. Les newsletters envoyées à la suite d'une programmation apparaissent avec l'icône 

Notez que seules les newsletters ayant toutes été envoyées apparaissent sur cette page. Comme expliqué dans le point 2.2 de ce tutoriel, une liste d'attente existe pour l'envoi des newsletter : tant que votre mail est dans cette liste, il n'apparait pas sur la page d'archives.